Les essentiels à savoir sur le secrétariat bureautique

Le secrétaire bureautique assure à la fois les missions traditionnelles d’une secrétaire, mais encore toutes les tâches liées à la bureautique. Étant donné que toutes les paperasses sont actuellement informatisées, il faut donc qu’une secrétaire maîtrise l’utilisation d’un ordinateur et des logiciels bureautiques.

Rappel sur les missions quotidiennes d’une secrétaire

Selon de type de l’entreprise, les activités et les produits, la secrétaire s’adapte à l’organisation interne et externe. Elle doit être au courant de tous les fonctionnements dans la compagnie. Elle est aussi tenue de gérer la préparation des réunions, la prise des rendez-vous auprès des clients, des fournisseurs, des organismes financiers et plus encore. Elle met en place aussi l’emploi du temps de son supérieur hiérarchique. Elle gère également tout ce qui concerne la logistique au bureau.

Le secrétariat bureautique

Apprendre l’ordinateur, ses composants, son fonctionnement et son utilisation est une des principales missions d’une secrétaire avant qu’elle occupe son poste. Lorsqu’elle aura sa formation, elle pourra par la suite utiliser cette machine pour pouvoir effectuer diverses tâches administratives. Mais la formation ne se limite pas uniquement à la connaissance d’un ordinateur. Il est important que la secrétaire excelle en manipulation de logiciel bureautique. Le plus courant utilisé est la Microsoft Office. Ce dernier est un logiciel qui donne l’opportunité à la secrétaire de traiter des textes, des chiffres et des images.

Une secrétaire bureautique doit dans ce cas apprendre la dactylographie, l’utilisation de Word, Excel et PowerPoint. Elle pourra par la suite mettre en forme les courriers, les notes ainsi que les différents rapports. Le traitement des chiffres est aussi indispensable pour pouvoir établir des factures, des statistiques et autre.

La notion d’internet

Généralement, toutes les entreprises disposes d’un site internet pour mettre en valeur leur image, leur notoriété, leurs produit et service et autre. En effet, la secrétaire doit aussi se familiariser avec l’utilisation de l’internet. Lorsque qu’elle dispose de cette compétence, elle est en mesure d’envoyer des mails à tous le personnel lorsque son supérieur lui demande de le faire. Il en est de même pour le suivi des réseaux sociaux.

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