Qu’est-ce qu’un secrétaire administratif ?

Un secrétaire administratif est celui qui se charge de toute l’organisation interne et les relations externes d’une compagnie. En général, il est tenu d’accomplir les tâches administratives indispensables pour le bon fonctionnement de la firme. Il est aussi l’intermédiaire principal entre les dirigeants et les salariés. Les lignes qui suivent détailleront les missions d’un assistant administratif, ses compétences et ses qualités.

Les différentes missions d’un secrétaire administratif

La liste est difficile à établir pour la mission d’un secrétaire administratif étant donné la différence entre les activités des entreprises, leur taille, l’effectif du personnel et autre, mais les grandes lignes peuvent être exposées. Généralement, un assistant administratif réalise les tâches suivantes :

  • Suivi des dossiers administratifs
  • Gestion d’émission et de réception d’appels téléphoniques, prise de rendez-vous, élaboration de l’emploi du temps de son supérieur…
  • Gestion de site Web, de réseaux sociaux, de courrier électronique ou en papier…
  • Rédaction, correction, relecture des notes, des comptes rendus, des dossiers divers…
  • La logistique

Les compétences requises pour pouvoir exercer ce métier

Le diplôme de l’enseignement secondaire ou de baccalauréat peut très bien postuler pour une offre d’emploi en termes d’assistant administratif. Un diplôme de secrétariat serait aussi idéal. Il est aussi nécessaire d’apprendre la langue d’administration de bureau. Les compétences en matière de communication sont aussi primordiales. Aussi, il faut qu’un secrétaire administratif soit méticuleux, organisé, autonome et flexible.

Il faut noter qu’un assistant administratif n’a pas d’horaire fixe pour son travail. Cela dit, il doit être matinal par rapport à son supérieur hiérarchique et également rentrer tard. Ses missions étant de préparer les réunions, les rendez-vous, les emplois du temps et autre, il doit être apte à organiser son temps en fonction des tâches qui s’imposent du au fil du temps et des circonstances. La disponibilité est donc très attendue dans ce type de métier.

Dernièrement, l’informatisation des données devient de plus en plus courante, un secrétaire administratif doit en effet maîtriser parfaitement les logiciels bureautiques.

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