Automatiser le suivi des frais kilométriques : un atout pour les entreprises

Les frais kilométriques représentent une part importante des dépenses professionnelles pour de nombreuses entreprises. Leur suivi et leur gestion peuvent être complexes et chronophages. Pourtant, l’automatisation du suivi des frais kilométriques offre de nombreux avantages aussi bien pour les employeurs que pour les salariés. Comment s’y prendre et quels en sont les bénéfices ? Cet article vous apporte les réponses à ces questions.

Qu’est-ce que le suivi des frais kilométriques ?

Le suivi des frais kilométriques consiste à enregistrer et à gérer les dépenses liées aux déplacements professionnels réalisés avec un véhicule personnel ou professionnel. Il permet de calculer le remboursement des frais engagés par les salariés, en tenant compte de la distance parcourue, du type de véhicule utilisé et du tarif applicable selon la réglementation fiscale en vigueur.

Pourquoi automatiser le suivi des frais kilométriques ?

L’automatisation du suivi des frais kilométriques présente plusieurs avantages :

• Gagner du temps : fini le temps perdu à remplir manuellement les formulaires de remboursement, à vérifier les calculs et à rassembler les justificatifs. L’automatisation permet de traiter plus rapidement et facilement l’ensemble des données liées aux déplacements professionnels.
• Optimiser les coûts : en automatisant le suivi des frais kilométriques, les entreprises peuvent identifier les déplacements inutiles ou excessifs et mettre en place des actions correctives pour réduire ces dépenses.
• Améliorer la conformité fiscale : l’automatisation assure une meilleure traçabilité des frais kilométriques, ce qui facilite le respect des obligations légales et fiscales et limite les risques de redressement.
• Simplifier la vie des salariés : en automatisant le suivi des frais kilométriques, les employés n’ont plus à se soucier de remplir manuellement leurs notes de frais. Ils peuvent ainsi se concentrer sur leur activité professionnelle.

Les solutions pour automatiser le suivi des frais kilométriques

Plusieurs solutions existent pour automatiser le suivi des frais kilométriques. En voici quelques exemples :

• Les applications mobiles : certaines applications permettent de suivre automatiquement les déplacements professionnels à partir d’un smartphone. Les informations sont ensuite synchronisées avec un logiciel de gestion des notes de frais, simplifiant ainsi le processus de remboursement.
• Les systèmes embarqués : certains véhicules disposent d’un système embarqué qui enregistre automatiquement les données kilométriques. Ces données peuvent être récupérées par un logiciel dédié pour faciliter la gestion des frais de déplacement.
• Les logiciels de gestion des notes de frais : des solutions intégrées permettent de gérer l’ensemble des dépenses professionnelles, y compris les frais kilométriques. Ces logiciels facilitent la saisie, le suivi et le contrôle des remboursements de frais de déplacement.

Les étapes pour mettre en place l’automatisation du suivi des frais kilométriques

Pour automatiser efficacement le suivi des frais kilométriques, il est recommandé de suivre les étapes suivantes :

1. Identifier les besoins : évaluer les spécificités de l’entreprise et les contraintes liées à la gestion des frais kilométriques (nombre de salariés concernés, fréquence des déplacements, etc.).
2. Comparer les solutions : analyser les différentes offres disponibles sur le marché en tenant compte de leurs fonctionnalités, de leur compatibilité avec les systèmes existants et de leur coût.
3. Mettre en place un pilote : tester la solution retenue auprès d’un groupe restreint d’utilisateurs avant de la déployer à grande échelle.
4. Former les utilisateurs : accompagner les salariés dans la prise en main du nouvel outil et leur expliquer les règles à respecter pour bénéficier d’un remboursement conforme aux obligations fiscales.
5. Suivre et ajuster : surveiller régulièrement l’utilisation de la solution d’automatisation et procéder aux ajustements nécessaires pour optimiser son efficacité.

Les bénéfices de l’automatisation du suivi des frais kilométriques pour les entreprises

En automatisant le suivi des frais kilométriques, les entreprises peuvent :

• Réduire les coûts administratifs : la gestion automatisée des frais de déplacement permet de diminuer le temps consacré à cette tâche et, par conséquent, de réaliser des économies sur les coûts administratifs.
• Améliorer la satisfaction des salariés : en simplifiant le processus de remboursement des frais kilométriques, les employés se sentent mieux accompagnés et valorisés dans leur travail.
• Optimiser la politique de déplacement : en disposant d’une vision globale et précise des données liées aux frais kilométriques, les entreprises peuvent adapter leur politique de déplacement et inciter leurs salariés à adopter des comportements plus responsables (covoiturage, télétravail, etc.).
• Renforcer l’image de marque : en montrant qu’elle est soucieuse du bien-être de ses employés et qu’elle maîtrise ses dépenses professionnelles, l’entreprise renforce son image auprès de ses clients et partenaires.

Ainsi, l’automatisation du suivi des frais kilométriques est une solution efficace pour faciliter la gestion des dépenses professionnelles. Elle offre un gain de temps considérable pour les entreprises et leurs salariés, tout en améliorant la conformité fiscale et en optimisant les coûts. Alors pourquoi ne pas franchir le pas ?