Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de facturation

Avec la digitalisation, on voit l’apparition de nombreux outils qui facilitent l’exécution des tâches au sein d’une entreprise. Le logiciel de facturation fait partie de ces outils qui ont été conçus pour optimiser le fonctionnement d’une entité. Vous envisagez d’ailleurs d’adopter vous aussi ce logiciel. Mais aimeriez être sûr de faire le bon choix quand vous allez faire l’acquisition de votre logiciel à vous. Grâce à votre guide, vous allez découvrir les fonctionnalités indispensables d’un bon logiciel de facturation.

L’établissement et l’édition de factures et de devis conformément aux normes en vigueur

La facture est une pièce essentielle pour la comptabilité d’une entreprise. Seulement son établissement n’est pas toujours facile. C’est pourquoi le recours à un outil qui facilite le processus est très prisé en ce moment. La première fonctionnalité qu’un logiciel de facturation doit vous proposer est l’établissement et l’édition d’une facture ou d’un devis selon les normes en vigueur. Effectivement, pour que les factures et les devis que vous allez donner à vos clients répondent aux exigences de la loi. Il faut que ces documents comportent certaines mentions dont :

  • Le numéro de la facture selon le devis qui doit être bien incrémenté. C’est-à-dire qui suit un ordre chronologique et qui a un identifiant unique.
  • L’identité du client destinataire de la facture avec des données importantes comme le taux de TVA qui est appliqué et les conditions pour la tarification que vous avez établis dans le devis.
  •  Le prix du produit ou du service hors taxe avec les éventuelles réductions.
  • La date d’échéance de règlement de la facture avec les pénalités pour les retards.
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Outre ces informations, la facture doit, conformément à la loi faire mention du montant forfaitaire de l’indemnité pour les frais de recouvrement en cas de retard de paiement. Il existe encore d’autres mentions légales qu’une facture doit contenir. Pensez à vérifier que le logiciel de facturation pourra assurer cela. De cette manière, vous pourrez transférer des factures conformes à tous vos clients et cela que vous soyez un entrepreneur, le dirigeant d’une grande entité, d’une tpe ou d’une pme.

La fonction de relance d’un logiciel de facturation

Il arrive que vous soyez confronté à des clients qui oublient la date d’échéance de leur facture. Vous devez alors leur rappeler qu’ils doivent vous payer. Dans certains cas, les clients ne répondent pas à vos appels téléphoniques. Il est également possible que ce soit vous qui oubliez de relancer votre client. Pour éviter cela, il est recommandé de sélectionner un logiciel de facturation qui dispose d’un système de relance qui met en avant automatiquement les retards de paiement de vos clients. De cette manière, vous pourrez envoyer rapidement à vos clients une relance personnalisée. Et ainsi régler au plus vite le problème de non-paiement de vos factures. Certains logiciels disposent même d’une fonctionnalité qui permet d’automatiser la relance. Ainsi, vous n’aurez rien à faire, c’est l’outil qui prend tout en charge.

La fonctionnalité d’exports comptables

La comptabilité est une étape indispensable pour vérifier le bon fonctionnement de l’entreprise. Il est donc nécessaire de faire les comptes tous les jours pour vous assurer que tout est en règle. Pour faciliter la gestion de la comptabilité de votre entreprise, nous vous recommandons d’opter pour un logiciel de facturation qui propose une fonctionnalité d’exports comptables. Cette fonction permet à l’outil d’exporter les écritures comptables avant de transférer facilement les données dans votre logiciel de comptabilité. Ce qui vous évitera d’ailleurs de réaliser une double tâche. Et ainsi permettre à votre comptable d’accéder aux données et aux pièces justificatives de votre comptabilité aisément tout en réduisant considérablement les risques d’erreurs.

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