Le boulot de secrétaire commerciale

La secrétaire commerciale réalise l’ensemble des tâches administratives et assiste l’équipe commerciale. En effet, sa mission est d’établir le lien entre les commerciaux et les clients. Et ce, pour qu’ils soient aptes à se focaliser essentiellement sur leurs tâches de prospection commerciale. Le poste de secrétaire commerciale est habituellement lié aux entreprises privées comme les PME, TPE ou grand groupe.

Quel est le boulot de secrétaire commerciale ?

Le boulot de secrétaire commerciale favorise le management des dossiers relatifs aux commerciaux. Les tâches sont toutefois diversifiées. La secrétaire commerciale constitue un élément capital au sein de la firme dans laquelle elle bosse.

En effet, c’est elle qui doit manager tous les soucis en lien aussi bien aux clients qu’aux fournisseurs. La secrétaire commerciale doit s’occuper des relations entre les fournisseurs et les clients pour réexpédier une bonne image de la firme. Pour trouver davantage d’informations dans le domaine du secrétariat, consultez rencontres-emploi.fr !

Quelles sont les tâches et missions ?

Le boulot d’une secrétaire commerciale, habituellement senti comme administratif et sédentaire, est diversifié et requiert énormément de polyvalence. D’après le domaine ou secteur d’activités, cet expert peut être appelé à :

  • Réaliser l’analyse technique et commerciale de la requête du client (coûts, disponibilité des produits, etc.),
  • –          Prendre les appels téléphoniques et renseigner la clientèle, selon sa demande,
  • Envoyer et éditer les factures,
  • Manager les composants de paiement des commandes, ou les faire accompagner au service touché,
  • Transférer les informations, se documenter sur les conditions de réalisation et noter les commandes,
  • Écrire les devis et faire accompagner les données sur les modalités techniques et commerciales aux clients, équipes commerciales sur le terrain, etc.

Comment occuper le poste de secrétaire commerciale

Afin d’occuper le poste de secrétaire commerciale, il faut au moins assister à une formation diplômante. Celle-ci permet d’être diplômé en Bac technologique STMG (Sciences et technologies du management et de la gestion) et Bac pro Gestion-Administration. C’est mieux si la formation intègre une spécialité mercatique afin de pouvoir réussir au boulot de secrétaire commerciale.

Une école privée peut également suggérer une formation de qualité. Les entreprises préfèrent les profils diplômés à un niveau Bac+2 experts en commerce ou secrétariat. Il est envisageable de s’améliorer vers ces fonctions en commençant comme assistante. La formation continue peut être d’un grand soutien dans l’obtention de compétences complémentaires.

Communication, un élément à ne pas négliger

L’écoute, la communication et la gestion des relations professionnelles représentent des qualités recherchées par la totalité des entreprises en quête d’une secrétaire. L’un des motifs est que celle-ci sera peut-être le premier point de contact des usagers ou de la clientèle. Pour ôter la direction de toute pression inutile, l’assistant peut également prendre les appels téléphoniques, recevoir les visiteurs. Il peut également amener les premiers éléments de réponse à la clientèle. Ceci donne l’occasion aux cadres supérieurs d’être à la tête de l’entreprise sans devoir s’occuper de ces missions qui peuvent paraître très chronophages.

Néanmoins, ce n’est pas non plus une mission facile à réaliser. Les clients peuvent être très difficiles à manager, particulièrement quand ils sont mécontents, insatisfaits ou bien entièrement égarés. Il faut que la secrétaire dispose d’une excellente capacité de réaction, d’écoute et de compréhension. Par ailleurs, les assistantes doivent être aptes à remplacer avec minutie les informations et les messages.

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